Nota Fiscal Eletrônica(NF-e) Dúvidas e Benefícios

Está começando seus negócios e pretende vender produtos ou prestar algum serviço? Então já sabe que precisa ficar atento para algumas coisas que você deve implantar em sua empresa. Uma delas é a emissão de nota fiscal, obrigatória para toda prestação de serviço e venda de mercadorias sobre as quais incida algum imposto.

Desde abril de 2014 é obrigatória para todas as empresas que estão sujeitas ao pagamento do ISS (Imposto Sobre Serviço) a emissão da Nota Fiscal eletrônica. Mas caso seu empreendimento precise de notas sujeitas ao ICMS ou não esteja dentro desta obrigatoriedade, você deveria mesmo assim cogitar implementar esse sistema. Quer saber por quê? Então veja alguns dos benefícios e regras  da Nota Fiscal eletrônica para a sua empresa!

Praticidade

Você não precisará ocupar espaços importantes do seu escritório para guardar as notas fiscais emitidas — tudo ficará armazenado eletronicamente. Você também vai economizar tempo caso auditores fiscais visitem a empresa, tornando o processo de auditoria mais rápido e prático. Outra vantagem é não precisar digitalizar cada nota na hora de prestar contas à Receita Federal. Também evita erros na hora de digitar as Notas Fiscais, evitando mais perda de tempo. Quando você recebe mercadorias, também não precisará digitá-las.

Requisitos básicos para a emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e)

O primeiro requisito para conseguir emitir a nota fiscal eletrônica é ter um Certificado Digital, pois é ele que garante a validade jurídica desse documento, comprovando sua autenticidade. É o certificado que garante que a empresa emitiu a NF-e.

É importante saber que existem dois tipos de certificados disponíveis, que são o A1 e o A3. O mais indicado, porém, é o A1, que pode ser adquirido nas Agências dos Correios ou em outras certificadoras como a Serasa Experian ou Certisign. No caso de não conseguir emitir o A1 sozinho, é possível procurar um contador, que poderá auxiliar nesse processo.

Outro fator indispensável é ter um software emissor, que poderá ser instalado em seu computador ou acessado na (nuvem) através de um acesso à internet.

Preenchimento da nota fiscal eletrônica (NF-e)

O preenchimento do documento fiscal deve ser feito com muita atenção e maioria dos dados é obrigatória. Alguns campos são preenchidos automaticamente pelo sistema de emissão de nota fiscal eletrônica, tais como:

  • A data de preenchimento;
  • O número da NF-e;
  • A a hora de emissão do documento.

Outros dados precisam ser preenchidos manualmente e devem estar estritamente corretos, por isso pedem atenção. São eles:

  1. Os dados do Emitente: Semelhante a um cadastro, é preciso informar Razão Social, CNPJ, Inscrições Estadual e Municipal etc.;
  2. Os dados do Destinatário: São informados os dados do adquirente do produto, seu cliente. Se pessoa jurídica, CNPJ, Razão Social e demais informações semelhantes às do emissor; se pessoa física, CPF, endereço, nome etc.;
  3. Descrição dos produtos ou serviços: É preciso informar detalhadamente os produtos vendidos, informando nome, marca, modelo, tamanho — tudo que seja útil para garantir a sua identificação completa e inequívoca — e ainda o tipo de unidade vendida, como peça (pc), peso (Kg) ou área (m²) e sua quantidade;
  4. Valor: São necessários o valor unitário e o valor total, calculado de acordo com as quantidades informadas anteriormente;
  5. Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM): Esse é um código utilizado em todo o Mercosul que classifica de forma padronizada produtos e serviços, facilitando a identificação das alíquotas referentes aos tributos obrigatórios para cada caso;
  6. Código Especificador de Substituição Tributária (CEST): Código que uniformiza a tributação de todos os produtos sujeitos ao ICMS passível de Substituição Tributária (ST);
  7. ICMS / Código de Situação Tributária (CST): O CST se refere à modalidade de tributação à qual aquela venda está sujeita: Se é pelo Simples Nacional, se há permissão de crédito e ST, entre outros detalhamentos para o pagamento do tributo;
  8. Origem: Indica de onde e como vem o produto: Se é nacional, importado direta ou indiretamente, por exemplo;
  9. Natureza da Operação: Identifica se o objeto da NF-e é uma venda, compra, importação, devolução e outras mais;
  10. A forma de pagamento: Se à vista, a prazo ou de outra forma;
  11. Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP): Código de 4 dígitos que identifica a natureza da circulação do produto ou da prestação do serviço vinculado à NF-e em questão;
  12. Base de Cálculo do ICMS: O valor base para cálculo do tributo, que inclui o frete e demais despesas acessórias;
  13. Valor do ICMS e do ICMS ST: Resultantes respectivamente da multiplicação da base de cálculo pela alíquota aplicável, definida pelo NCM e do cálculo específico do ICMS ST;
  14. Valor total dos produtos ou serviços;
  15. Valor do frete, quando houver;
  16. Valor de possíveis seguros, quando houver;
  17. Valor do desconto, quando houver;
  18. Valor total da NF-e, calculado considerando-se todos os outros supracitados.

Emissão da nota fiscal eletrônica

Todos os dados informados na nota fiscal eletrônica devem estar corretos para o seu envio à Receita Federal, portanto verifique-os cuidadosamente. O documento irá gerar uma chave de acesso com 44 dígitos, que garantirá a autenticidade do documento fiscal no site da Fazenda Federal.

Dessa forma, o produto poderá circular sem problemas, desde que esteja acompanhado da DANFE(Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).

Tipos de documentos fiscais existentes

Existem três tipos de documentos fiscais eletrônicos, sendo que a NF-e, que foi desenvolvida para substituir os modelos 1 e 1A, é o mais comum e substitui o modelo tradicional, para vendas sujeitas à cobrança de ICMS.

NFS-e foi criada para substituir a Nota fiscal de Serviço, relativa aos serviços sujeitos ao Imposto sobre Serviço (ISS).

Há também o CT-e, conhecido como Conhecimento de Transporte eletrônico, que serve para substituir os documentos de transporte rodoviário de carga.

Principais Benefícios da NF-e

         

As vantagens da emissão de notas fiscais eletrônicas são muitas, tanto para as empresas, quanto para o governo. Entre elas se pode citar:

  • A diminuição do impacto ambiental;
  • A redução dos custos com armazenamento de papel;
  • O aumento de confiança com documentos fiscais;
  • O incentivo ao uso das novas tecnologias, para que tenhamos uma sociedade mais dinâmica.

Mudanças trazidas pela NF-e

Antigamente, perdia-se muito tempo para emitir uma nota fiscal. Hoje, após a chegada da NF-e, com apenas alguns cliques o documento fica pronto, podendo ser impresso e ser entregue ao cliente em poucos minutos.

Uma das mudanças mais importantes é o fato das informações das empresas ficarem disponíveis para a Receita Federal por até 180 dias.

Dentro das empresas, elas modificam alguns fluxos de atividade e estrutura, como, por exemplo:

Controle de Estoque

Por meio de um bom software, é possível controlar a saída de estoque, na medida em que as NF-e estiverem sendo geradas. Cada vez que um item é faturado, ocorre a baixa no estoque de forma automática, o que facilita muito a vida dos empreendedores e também dos compradores.

Controle Financeiro

Do mesmo modo acontece com o controle financeiro da empresa, pois os boletos podem ser gerados juntamente com cada respectiva NF-e. Inclusive, as cobranças bancárias e financiamentos podem ser vinculadas aos documentos fiscais. Dessa maneira, fica mais fácil controlar os valores a receber e também o montante a pagar.

Carta de Correção de NF-e: o que pode e o que não pode ser corrigido

Errou na emissão da Nota Fiscal Eletrônica? Sem problemas: dependendo de qual foi o erro, basta emitir uma Carta de correção para NF-e, que tudo se resolve. Saiba mais sobre este documento fiscal, como e quando deve ser emitido.

Como o próprio nome já diz, a Carta de Correção de Nota Fiscal Eletrônica (CC-e) é um documento fiscal próprio para resolver erros de emissão da Nota Fiscal Eletrônica. Porém, fique atento: não são todos os erros que podem ser sanados com a emissão da CC-e.

Para entender melhor, é preciso ficar atento a Legislação Especifica. Separamos algumas informações importantes, que você precisa conhecer.

Antigamente, toda empresa podia ter seu próprio modelo de Carta de Correção, desde que respeitando alguns campos comuns de informações.

Mas, a partir de 1º de julho de 2012, surgiu a Carta de Correção de NF-e, que se tornou integrada ao SPED FISCAL e passou a ser obrigatória para sanar erros da Nota Fiscal Eletrônica. Ou seja, desde esta data, não é mais permitido utilizar documento em papel para sanar erros da NF-e.

NF-e com erro: corrigir ou cancelar?

Antes de emitir uma Carta de Correção de NF-e, é preciso verificar se os erros encontrados podem, efetivamente, ser corrigidos pela CC-e ou se é o caso de efetuar o cancelamento da Nota Fiscal Eletrônica. Afinal, não são todos os erros que podem ser corrigidos com o uso deste documento fiscal.

cancelamento da NF-e pode ser feito quando, antes de enviar a mercadoria, forem constatados erros de digitação ou de cálculo fiscal. A Nota Fiscal Eletrônica também pode ser cancelada se o cliente desistir da compra.

Vale lembrar que o cancelamento da NF-e pode ser feito em até 24 horas a contar a partir da autorização da mesma. Depois de cancelada, a NF-e não pode ser recuperada. Entretanto, a correção da Nota Fiscal Eletrônica pode ser feita em até 30 dias.

O que pode ser corrigido pela Carta de Correção de NF-e (CC-e)

Conforme as especificações da Receita Federal, os itens abaixo podem ser corrigidos através da emissão de uma CC-e:

  • CFOP (Natureza da Operação) – desde que não mude a natureza dos impostos a recolher;
  • Código de Situação Tributária – se não houver alteração de valores fiscais;
  • Data da emissão da NF-e ou Data de Saída – desde que não exista alteração no período de apuração do ICMS;
  • Peso ou quantidade de volumes;
  • Dados do Transportador
  • Endereço do Destinatário (desde que não mude totalmente)
  • Razão Social do Destinatário (somente se não for preciso alterar por completo)
  • Dados Adicionais – Quando houver omissão ou erro na fundamentação legal da operação que necessite destes dados ou, por exemplo, quando há algum item da legislação que ampare a saída de produtos com qualquer tipo de benefício fiscal.

O que NÃO pode ser corrigido pela CC-e

É importante ficar atento: alguns itens da NF-e, quando tiverem sido informados com erro, não podem ser corrigidos pela Carta de Correção de NF-e. Isto acontece quando a correção dos valores dos produtos, por exemplo, influenciam diretamente no cálculo dos impostos a recolher. Casos como mudança total no nome do destinatário também não pode ser feita.

Veja, em resumo, quais são os erros que NÃO podem ser corrigidos pela CC-e:

  • Data de emissão da NF-e: a mudança não pode ser feita quando isto alterar o período de apuração do ICMS
  • Destaque de Impostos
  • Descrição da mercadoria quando isto altere a alíquota do imposto a ser aplicado
  • Valores Fiscais
  • Mudança completa do nome do Destinatário ou mesmo do Emitente
  • Qualquer alteração de dados que promova modificações no valor total da NF-e ou dos Impostos
  • Qualquer informação que cause alteração sobre a operação ou cálculo do imposto.

Como conferir uma Carta de Correção de NF-e?

Os sistemas emissores de NF-e oferecem diferentes maneiras de verificar o status das correções feitas através da CC-e. Entretanto, os emissores gratuitos oferecidos pela SEFAZ não guardam dados importantes para o preenchimento de informações, ou seja, é preciso preencher cada NF-e ou CC-e individualmente e com cuidado.

Vale lembrar que os emissores gratuitos de Nota Fiscal Eletrônica foram descontinuados a desde  janeiro de 2017.

No sistema GeedeoGestor da Geedeo Cloud, além de emitir e conferir suas Notas Fiscais Eletrônicas e Cartas de Correção, todos os dados ficam gravados em segurança e são automaticamente distribuídos aos departamentos responsáveis, como: gestão financeira, contábil, estoque ou produção, gestão de vendas e etc. Assim, você garante uma administração totalmente integrada e eficiente do seu negócio.

E a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)? Também pode ser corrigida com uma CC-e?

A emissão de uma Carta de Correção para NFS-e pode encontrar variações de acordo com o seu município. Pelo padrão Abrasf é possível utilizar a Carta de Correção para retificar somente a “discriminação dos serviços”. Entretanto, o seu uso não é permitido nos seguintes casos:

  • Modificar as variáveis que determinam o valor total da nota;
  • Alterar os dados cadastrais do prestador de serviços ou do tomador dos serviços;
  • Alterar o mês de referência para o pagamento de impostos.

Agora você já sabe como e quando usar a Carta de Correção de NF-e para não cancelar a nota por qualquer motivo!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Translate »